ERP systém

ERP systém je jedna z největších investic, jaké firma do svého fungování udělá – a zároveň jedna z těch, ke kterým se před rozhodnutím nejhůř shánějí konkrétní informace. Na této stránce jsme shrnuli to, na co se nás firmy ptají nejčastěji. Jsme JRM Slovakia, implementační a servisní partner informačního systému QI, na trhu od roku 1999.

Co je ERP systém

ERP systém (z anglického Enterprise Resource Planning, tedy plánování podnikových zdrojů) je podnikový informační systém, který řídí klíčové procesy firmy nad jednou společnou databází. Objednávka, výroba, sklad, doprava, fakturace, účetnictví i mzdy pracují se stejnými daty. Údaj se zadá jednou a všichni ostatní ho už jen používají.

Rozdíl oproti účetnímu programu je zásadní. Účetní program eviduje peníze, tedy to, co se už stalo. ERP systém řídí celou firmu včetně toho, co se právě děje a co teprve bude: kolik materiálu je třeba objednat, která zakázka se zpožďuje, zda má stroj volnou kapacitu, kolik firma reálně vydělala na konkrétním obchodním případu.

Firmy, které ERP systém nemají, obvykle používají kombinaci účetního programu, několika tabulek v Excelu a e-mailové komunikace. Funguje to do chvíle, než firma začne růst. Pak se začnou projevovat trhliny.

Podle čeho poznáte, že firma ERP systém potřebuje

Tyto signály vidíme u zákazníků opakovaně. Čím víc jich znáte, tím větší užitek vám ERP systém přinese:

• tatáž data se přepisují mezi několika programy a tabulkami,
• stav skladu v systému nesedí se skutečností a inventura je pokaždé překvapení,
• o zpoždění zakázky se dozvíte až po termínu, ne týden dopředu,
• podklady pro vedení se ručně skládají v Excelu a při každé poradě znovu,
• neumíte říct, kolik firma vydělala na konkrétní zakázce, jen kolik vydělala celkem,
• když je klíčový člověk pryč, jeho agenda stojí, protože informace má v hlavě nebo ve svém počítači,
• firma roste rychleji než administrativa, která ji obsluhuje.

Pokud si nejste jistí, kde přesně vás to tlačí, projděte si náš test potřeby ERP systému. Odpovíte ano, možná, ne na sérii otázek z dvanácti oblastí firmy a na konci dostanete profil s oblastmi, kde by vám systém pomohl nejvíc. Je bezplatný a nezávazný, zatím je ve slovenštině.

Z čeho se ERP systém skládá

Moderní ERP systém není jeden velký program, ale sada modulů. Firma si licencuje jen ty, které opravdu používá, a další umí přidat později. Informační systém QI má 31 modulů v šesti skupinách:

• Řízení firmy – personalistika a docházka, organizace a řízení, procesy a workflow, DMS, projekty
• Obchod a CRM – CRM a marketing, prodej a nákup, QI Shop, pokladní prodej, sklady a WMS
• Výroba – TPV a kalkulace, plánování výroby a APS, řízení výroby, nářadí, kvalita
• Služby – servis a údržba, QI Helpdesk, správa nemovitostí, doprava
• Ekonomika – finance, mzdy, majetek, účetnictví, business intelligence
• QI Platforma – QI Builder, systémové funkce, e-komunikace, QI Portál, QI Mobile

Popis každého modulu najdete na úvodní stránce v sekci Moduly QI.

ERP systém podle typu firmy

ERP systém pro výrobu

Ve výrobní firmě stojí ERP systém na technické přípravě výroby a kalkulacích: kusovník, technologický postup, plánovaná kalkulace. Na ně navazuje plánování kapacit a APS, odvádění výroby přímo z dílny a porovnání plánované kalkulace se skutečnou. Firma online vidí rozpracovanost, spotřebu materiálu i to, která zakázka je zisková a která ne. Jak to vypadá v praxi, popisuje případová studie KLARTEC.

ERP systém pro obchod a distribuci

V obchodě rozhoduje sklad a rychlost. ERP systém spravuje příjem, výdej a umístění zboží včetně WMS se čtečkami, ceníky a obchodní podmínky pro jednotlivé odběratele, propojení na e-shop a na dopravce. Objednávka od zákazníka projde až k fakturaci, aniž by ji někdo přepisoval.

ERP systém pro služby a projekty

Ve firmách, které prodávají práci svých lidí, je klíčová evidence výkazů, plánování kapacit a vyhodnocení ziskovosti jednotlivých zakázek. Jak to změnilo fungování reklamní agentury, popisuje případová studie daren & curtis: každá zakázka je v průměru o 17 % výnosnější než před nasazením systému.

Kolik stojí ERP systém

Cena ERP systému se neurčuje paušálně, protože dvě stejně velké firmy mohou potřebovat úplně jiný rozsah. Vstupují do ní čtyři položky:

• licence – podle počtu modulů a počtu souběžně pracujících uživatelů,
• práce konzultantů – analýza procesů, nastavení systému, převod dat ze starých programů, úpravy na míru,
• školení uživatelů – na vašich vlastních datech, ne na ukázkové firmě,
• servisní smlouva – legislativní aktualizace, řešení požadavků, další rozvoj systému.

K tomu je třeba počítat s hardwarem, tedy vlastním serverem nebo jeho pronájmem. Rozpočet dostanete rozepsaný po položkách, abyste věděli, za co přesně platíte.

Návratnost se počítá tam, kde dnes ztrácíte: administrativní čas, chyby v objednávkách a fakturaci, zbytečně vázané zásoby, penále za opožděné dodávky a lepší plánování výroby. Tato čísla si projdeme na vaší firmě během analýzy, ještě předtím, než se rozhodnete.

Jak probíhá zavedení ERP systému

Implementace ERP systému není instalace programu. Je to projekt, který má své etapy a své výstupy:

1. Úvodní jednání – zjistíme, co firma řeší, jaké má procesy a co od systému očekává.
2. Studie proveditelnosti – popis vašich procesů, návrh řešení, rozsah modulů, odhad ceny a času.
3. Plán implementace – dokument o tom, co se stane: etapy, termíny a odpovědné osoby na obou stranách.
4. Nasazení – instalace a nastavení, převod dat, přístupová práva, zkušební provoz přes všechny hlavní procesy, školení.
5. Ostrý provoz – spuštění pod dohledem konzultantů, obvykle k začátku účetního období.
6. Péče – servisní smlouva, pravidelné návštěvy, další rozvoj systému.

Celý postup i s tím, co vás na které etapě čeká, popisuje článek Jak probíhá implementace informačního systému QI.

Jak si vybrat ERP systém

Při výběru ERP systému rozhodují méně funkce v letáku a více tyto věci:

• Soulad s vašimi procesy. Systém, který vás nutí změnit to, co vám funguje, bude celý život překážkou.
• Možnost úprav bez blokování aktualizací. Vývojové prostředí QI Builder je přímo součástí systému: doplněná pole, doklady a sestavy přežijí přechod na novou verzi.
• Škálovatelnost. Systém musí zvládnout firmu, jakou budete za pět let, nejen tu dnešní.
• Integrace. Banky, veřejné registry, e-shop, CAD/CAM, docházkové systémy, elektronická fakturace a síť Peppol.
• Dodavatel, nejen software. Kdo systém nasadí, kdo ho bude servisovat a zda ho poznáte i po podpisu smlouvy.

ERP systém QI

Informační systém QI vyvíjí společnost QI group, a.s. Je to modulární ERP systém s více než 1 500 implementacemi v České a Slovenské republice. JRM Slovakia je jeho implementační a servisní partner: vedeme analýzu procesů, navrhneme skladbu modulů, systém nasadíme, přizpůsobíme ho vašim procesům, zaškolíme lidi a staráme se o QI i po spuštění.

Systém zvládá elektronickou fakturaci včetně odesílání a příjmu dokladů přes síť Peppol, takže je připravený na povinnou e-fakturaci v zemích, kde se zavádí.

Jak systém vypadá u zákazníků, si můžete prohlédnout na videích ze zavedených firem.

Časté dotazy o ERP systémech

Projděme si to na vaší firmě

Napište nám nebo zavolejte na +421 33 535 4400. Setkání je nezávazné – projdeme si, co vás ve firmě nejvíc brzdí, a řekneme si na rovinu, jestli je ERP systém odpovědí.

Dále si můžete prohlédnout časté dotazy nebo články na blogu.