ERP systém je jedna z najväčších investícií, aké firma do svojho fungovania urobí – a zároveň jedna z tých, o ktorých sa pred rozhodnutím najhoršie zháňajú konkrétne informácie. Na tejto stránke sme zhrnuli to, na čo sa nás firmy pýtajú najčastejšie. Sme JRM Slovakia, implementačný a servisný partner informačného systému QI pre Slovensko, na trhu od roku 1999.
Čo je ERP systém
ERP systém (z anglického Enterprise Resource Planning, teda plánovanie podnikových zdrojov) je podnikový informačný systém, ktorý riadi kľúčové procesy firmy nad jednou spoločnou databázou. Objednávka, výroba, sklad, doprava, fakturácia, účtovníctvo aj mzdy pracujú s tými istými dátami. Údaj sa zadá raz a všetci ostatní ho už len používajú.
Rozdiel oproti účtovnému programu je zásadný. Účtovný program eviduje peniaze, teda to, čo sa už stalo. ERP systém riadi celú firmu vrátane toho, čo sa práve deje a čo ešte len bude: koľko materiálu treba objednať, ktorá zákazka mešká, či má stroj voľnú kapacitu, koľko firma reálne zarobila na konkrétnom obchodnom prípade.
Firmy, ktoré ERP systém nemajú, zvyčajne používajú kombináciu účtovného programu, niekoľkých tabuliek v Exceli a e-mailovej komunikácie. Funguje to dovtedy, kým firma nerastie. Potom sa začnú prejavovať trhliny.
Podľa čoho spoznáte, že firma ERP systém potrebuje
Tieto signály vidíme u zákazníkov opakovane. Čím viac ich poznáte, tým väčší úžitok vám ERP systém prinesie:
- tie isté údaje sa prepisujú medzi viacerými programami a tabuľkami,
- stav skladu v systéme nesedí so skutočnosťou a inventúra je zakaždým prekvapenie,
- o meškaní zákazky sa dozviete až po termíne, nie týždeň dopredu,
- podklady pre vedenie sa ručne skladajú v Exceli a pri každej porade nanovo,
- neviete povedať, koľko firma zarobila na konkrétnej zákazke, iba koľko zarobila celkovo,
- ak je kľúčový človek mimo, jeho agenda stojí, lebo informácie má v hlave alebo vo svojom počítači,
- firma rastie rýchlejšie ako administratíva, ktorá ju obsluhuje.
Ak si nie ste istí, kde presne vás to tlačí, prejdite si náš test potreby ERP systému. Odpoviete áno, možno, nie na sériu otázok z dvanástich oblastí firmy a na konci dostanete profil s oblasťami, kde by vám systém pomohol najviac. Je bezplatný a nezáväzný.
Z čoho sa ERP systém skladá
Moderný ERP systém nie je jeden veľký program, ale sada modulov. Firma si licencuje iba tie, ktoré naozaj používa, a ďalšie vie pridať neskôr. Informačný systém QI má 31 modulov v šiestich skupinách:
- Riadenie firmy – personalistika a dochádzka, organizácia a riadenie, procesy a workflow, DMS, projekty
- Obchod a CRM – CRM a marketing, predaj a nákup, QI Shop, pokladničný predaj, sklady a WMS
- Výroba – TPV a kalkulácie, plánovanie výroby a APS, riadenie výroby, náradie, kvalita
- Služby – servis a údržba, QI Helpdesk, správa nehnuteľností, doprava
- Ekonomika – financie, mzdy, majetok, účtovníctvo, business intelligence
- QI Platforma – QI Builder, systémové funkcie, e-komunikácia, QI Portál, QI Mobile
Popis každého modulu nájdete na úvodnej stránke v sekcii Moduly QI.
ERP systém podľa typu firmy
ERP systém pre výrobu
Vo výrobnej firme stojí ERP systém na technickej príprave výroby a kalkuláciách: kusovník, technologický postup, plánovaná kalkulácia. Na ne nadväzuje plánovanie kapacít a APS, odvádzanie výroby priamo z dielne a porovnanie plánovanej kalkulácie so skutočnou. Firma online vidí rozpracovanosť, spotrebu materiálu aj to, ktorá zákazka je zisková a ktorá nie. Ako to vyzerá v praxi, opisuje prípad firmy ADLO a prípadová štúdia KLARTEC.
ERP systém pre obchod a distribúciu
V obchode rozhoduje sklad a rýchlosť. ERP systém spravuje príjem, výdaj a umiestnenie tovaru vrátane WMS s čítačkami, cenníky a obchodné podmienky pre jednotlivých odberateľov, prepojenie na e-shop a na dopravcov. Objednávka od zákazníka prejde až po fakturáciu bez toho, aby ju niekto prepisoval.
ERP systém pre služby a projekty
Vo firmách, ktoré predávajú prácu svojich ľudí, je kľúčová evidencia výkazov, plánovanie kapacít a vyhodnotenie ziskovosti jednotlivých zákaziek. Ako to zmenilo fungovanie reklamnej agentúry, opisuje prípadová štúdia daren & curtis: každá zákazka je v priemere o 17 % výnosnejšia než pred nasadením systému.
Koľko stojí ERP systém
Cena ERP systému sa neurčuje paušálne, pretože dve rovnako veľké firmy môžu potrebovať úplne iný rozsah. Vstupujú do nej štyri položky:
- licencie – podľa počtu modulov a počtu súbežne pracujúcich používateľov,
- práca konzultantov – analýza procesov, nastavenie systému, prenos dát zo starých programov, úpravy na mieru,
- školenie používateľov – na vašich vlastných dátach, nie na ukážkovej firme,
- servisná zmluva – legislatívne aktualizácie, riešenie požiadaviek, ďalší rozvoj systému.
K tomu treba počítať s hardvérom, teda vlastným serverom alebo jeho prenájmom. Rozpočet dostanete rozpísaný po položkách, aby ste vedeli, za čo presne platíte.
Návratnosť sa počíta tam, kde dnes strácate: administratívny čas, chyby v objednávkach a fakturácii, zbytočne viazané zásoby, penále za omeškané dodávky a lepšie plánovanie výroby. Tieto čísla si prejdeme na vašej firme počas analýzy, ešte predtým, než sa rozhodnete.
Ako prebieha zavedenie ERP systému
Implementácia ERP systému nie je inštalácia programu. Je to projekt, ktorý má svoje etapy a svoje výstupy:
- Úvodné jednanie – zistíme, čo firma rieši, aké má procesy a čo od systému očakáva.
- Štúdia realizovateľnosti – popis vašich procesov, návrh riešenia, rozsah modulov, odhad ceny a času.
- Plán implementácie – dokument o tom, čo sa udeje: etapy, termíny a zodpovedné osoby na oboch stranách.
- Nasadenie – inštalácia a nastavenie, prenos dát, prístupové práva, skúšobná prevádzka cez všetky hlavné procesy, školenia.
- Ostrá prevádzka – spustenie pod dohľadom konzultantov, zvyčajne k začiatku účtovného obdobia.
- Starostlivosť – servisná zmluva, pravidelné návštevy, ďalší rozvoj systému.
Celý postup aj s tým, čo na ktorej etape čaká vás, popisuje článok Ako prebieha implementácia informačného systému QI.
Ako si vybrať ERP systém
Pri výbere ERP systému rozhodujú menej funkcie v letáku a viac tieto veci:
- Súlad s vašimi procesmi. Systém, ktorý vás núti zmeniť to, čo vám funguje, bude celý život prekážkou.
- Možnosť úprav bez blokovania aktualizácií. Vývojové prostredie QI Builder je priamo súčasťou systému: doplnené polia, doklady a zostavy prežijú prechod na novú verziu.
- Škálovateľnosť. Systém musí zvládnuť firmu, akou budete o päť rokov, nielen tú dnešnú.
- Integrácie. Banky, verejné registre, e-shop, CAD/CAM, dochádzkové systémy, elektronická fakturácia a sieť Peppol.
- Dodávateľ, nielen softvér. Kto systém nasadí, kto ho bude servisovať a či ho poznáte aj po podpise zmluvy.
Podrobne sa kritériám venuje článok Čo by ste mali zohľadniť pri výbere informačného systému. Ak vás zaujíma, ako sa ERP systémy vyvinuli do dnešnej podoby, prečítajte si históriu ERP.
ERP systém QI
Informačný systém QI vyvíja spoločnosť QI group, a.s. Je to modulárny ERP systém s viac než 1 500 implementáciami v Slovenskej a Českej republike. JRM Slovakia je jeho implementačný a servisný partner pre Slovensko: vedieme analýzu procesov, navrhneme skladbu modulov, systém nasadíme, prispôsobíme ho vašim procesom, zaškolíme ľudí a staráme sa o QI aj po spustení.
Od 1. januára 2027 platí na Slovensku povinná elektronická fakturácia. QI ju rieši odosielaním aj príjmom dokladov cez sieť Peppol – podrobnosti nájdete v článku E-faktúra 2027 v IS QI.
Ako systém vyzerá u zákazníkov, si môžete pozrieť na videách zo zavedených firiem.
Časté otázky o ERP systémoch
Čo znamená skratka ERP?
ERP je skratka anglického Enterprise Resource Planning, teda plánovanie podnikových zdrojov. Označuje podnikový informačný systém, ktorý nad jednou databázou riadi kľúčové procesy firmy: obchod, výrobu, sklad, ekonomiku aj personalistiku.
Aký je rozdiel medzi ERP systémom a účtovným programom?
Účtovný program eviduje financie, teda to, čo sa už stalo. ERP systém riadi celú firmu vrátane výroby, skladu, zákaziek a plánovania a účtovníctvo je len jednou z jeho častí. Dáta sa zadávajú raz a vedenie má priebežný prehľad v reálnom čase.
Pre akú veľkú firmu sa ERP systém oplatí?
Informačný systém QI používajú malé, stredné aj veľké firmy. Rozhoduje skôr zložitosť procesov než počet ľudí: firma s dvadsiatimi zamestnancami a zákazkovou výrobou získa z ERP systému viac než firma so sto ľuďmi a jednoduchým opakovaným predajom.
Ako dlho trvá zavedenie ERP systému?
Závisí od rozsahu. Firma, ktorá nasadzuje ekonomiku, sklad a obchod, býva v ostrej prevádzke skôr než výrobný podnik s plánovaním a kalkuláciami. Harmonogram s termínmi jednotlivých etáp dostanete hneď po analýze. Ostrý štart sa zvyčajne plánuje na začiatok účtovného obdobia.
Čo sa stane s dátami zo starého systému?
Kmeňové dáta – obchodných partnerov, tovary, skladové karty a otvorené doklady – prenesieme automatizovaným importom. Pri historických dokladoch sa spoločne rozhodneme, či ich preniesť alebo ponechať k nahliadnutiu v pôvodnom programe. Prenos sa pred ostrým štartom vyskúša nanečisto a dáta si skontrolujete sami.
Prečo implementácie ERP systémov zlyhávajú?
Najčastejšie z troch dôvodov: systém sa nasadí na neusporiadané procesy, na strane zákazníka chýba človek s právomocou rozhodovať a ľudia nie sú zaškolení. Preto sa najprv pýtame na procesy a až potom nastavujeme systém, projekt vedie jeden zodpovedný človek na každej strane a školíme na vašich vlastných dátach.
Beží ERP systém v cloude alebo na vlastnom serveri?
QI vie bežať na vašom vlastnom serveri aj na prenajatom. Čo je pre vás výhodnejšie, závisí od počtu používateľov a od vašej IT infraštruktúry – prejdeme si to spoločne. Dáta sú v oboch prípadoch vaše a prístupové práva sa nastavujú do detailu.
Zvládne ERP systém aj mzdy a dochádzku?
Áno. Modul Mzdy rieši mzdovú agendu vrátane zákonných výkazov, modul Personalistika a dochádzka eviduje zamestnancov, pracovné pomery, dochádzku, školenia aj platnosť oprávnení. Dáta sú spoločné s ostatnými modulmi, takže odpracované hodiny vstupujú do kalkulácií zákaziek.
Prejdime si to na vašej firme
Napíšte nám alebo zavolajte na +421 33 535 4400. Stretnutie je nezáväzné – prejdeme si, čo vás vo firme najviac brzdí, a povieme si na rovinu, či je ERP systém odpoveďou.
Ďalej si môžete pozrieť často kladené otázky, články na blogu alebo si spustiť test potreby ERP.