Zavedenie ERP systému nie je inštalácia programu. Je to projekt v piatich fázach, v ktorom sa najprv dohodneme, čo má systém riešiť, a až potom sa niečo inštaluje. Postup, ktorý popisujeme nižšie, vychádza z metodiky výrobcu informačného systému QI a z našej praxe. Má jeden hlavný zmysel: aby ste v každej chvíli vedeli, čo sa práve deje, čo to bude stáť a kedy to skončí. Preto sa toho v prvých dvoch fázach viac popíše, než naprogramuje.
1. Obchodné jednanie: čo vlastne potrebujete
Začíname rozhovorom o vašej firme, nie o softvéri. Zaujíma nás, čím sa zaoberáte, koľko máte zamestnancov a koľko ľudí bude so systémom pracovať súčasne, či máte pobočky a ako medzi nimi putujú dáta. K tomu rozsah procesov, ktoré má systém pokryť — predaj a nákup, financie, účtovníctvo, sklady, majetok, výroba — a technické okolnosti, teda aký operačný systém a databázový server používate a dokedy potrebujete byť v prevádzke.
Potom nasleduje prezentácia priamo u vás na predvádzacej verzii QI. Robíme ju radšej pre menšiu skupinu ľudí, ktorí o systéme rozhodujú, pretože v malej skupine sa dá reagovať na konkrétne otázky namiesto všeobecného predvádzania. Ukážeme technológiu, používateľské prostredie a hlavne tie agendy, ktoré zaujímajú práve vás.
Dôležitá vec, ktorá sa často podceňuje: hneď na začiatku si spolu určíme kľúčové osoby. Kto podpisuje, kto rozhoduje o peniazoch, kto o technológii, kto o funkčnosti, kto má rozhodujúci a kto poradný hlas. Projekty nepadajú na softvéri, ale na tom, že sa nemá kto rozhodnúť. Výstupom fázy je konkretizovaná ponuka a zhodnotenie rizík.
2. Štúdia realizovateľnosti: overíme, či to dáva zmysel
Druhá fáza odpovedá na otázku, či je vaša predstava realizovateľná, za aké peniaze a v akom čase. Štúdia popisuje cieľ a rozsah nasadenia, základné informácie o organizácii, zadanie a definíciu požiadaviek, analýzu súčasného stavu a ideový návrh toho, ako bude firma po nasadení fungovať. K tomu pridáva návrh zloženia implementačného tímu, predpokladané finančné náklady, časovú náročnosť a zoznam rizík aj prínosov.
Súčasťou je skúšobná inštalácia a konzultácia s výrobcom systému. Tam, kde vaše požiadavky idú nad rámec štandardnej funkčnosti, si od výrobcu vyžiadame garanciu realizovateľnosti, aby sa neskôr neukázalo, že sľúbená úprava sa spraviť nedá. Na konci fázy stojí rozhodnutie, či sa pokračuje. Aj „nie" je legitímny výsledok a je oveľa lacnejší tu než o pol roka neskôr.
3. Plán implementácie: dokument o tom, čo sa udeje
Plán implementácie je najdôležitejší dokument celého projektu. Rozširuje analýzu o veci, ktoré štúdia riešila len rámcovo: kde sa vaše procesy odchyľujú od toho, čo QI podporuje štandardne, ktoré odchýlky sa vyriešia nastavením a ktoré si vyžiadajú úpravu.
Popis riešenia v pláne obsahuje zabezpečenie požadovaných štandardov, dokladové rady, prevody dát z pôvodných systémov, prístupové práva, prenosy dát medzi pobočkami a zoznam zákazkových úprav. K tomu sa doplní to, čo drží projekt pokope:
- Akceptačné kritériá — podľa čoho sa pozná, že etapa je hotová.
- Etapy a časový harmonogram spracovaný ako Ganttov diagram.
- Rozsah a obsadenie školení — kto, na čo a kedy.
- Finančný rozpočet a upresnený rozsah licencií.
- Riziká, opatrenia a dopady implementácie na chod firmy.
4. Implementácia: od inštalácie po ostrú prevádzku
Až teraz sa niečo inštaluje. Fáza sa riadi plánom a platí v nej jedno pravidlo, ktoré sa oplatí zapamätať: zmeny, pripomienky a vyjadrenia sa odovzdávajú písomne. Keď ide o peniaze, ústne dohody sa neobhajujú.
Na začiatku sa predstaví vedúci implementácie a implementačný tím a povie sa, kto má aké právomoci. Úlohy sa zadávajú písomne s termínom začiatku aj konca, a to na oboch stranách — našim konzultantom aj vašim ľuďom cez zodpovednú osobu. Vedúci implementácie priebežne vyhodnocuje plnenie, zvoláva stretnutia tímu najmenej raz mesačne a informuje vaše kľúčové osoby o stave aj o odchýlkach od plánu.
Technická časť zahŕňa inštaláciu a konfiguráciu serverov, staníc a siete, inštaláciu databázového servera a QI, záťažové testy s porovnaním voči referenčným hodnotám, nastavenie systému a jednotlivých modulov, dokladových radov a používateľov, prevod dát a naplnenie číselníkov a nastavenie prístupových práv po skupinách.
Prevod dát sa vždy najprv skúša na skúšobnej licencii. Až keď importované údaje sedia, prenesú sa do ostrej licencie.
Skúšobná prevádzka
Na skúšobnej licencii prejdeme kompletne všetky procesy a doklady, ktoré budete reálne používať. Ak sa narazí na odchýlku, zapíše sa a pokračuje sa ďalej, aby sa prešlo všetko. Súčasťou je takzvané skúšobné kolečko cez všetky hlavné procesy, ktoré sa podľa metodiky robí najneskôr mesiac pred ostrým spustením. Z priebehu vzniká protokol, ktorý podpisuje manažér projektu aj vaša zodpovedná osoba.
Etapy, zmeny a úpravy
Každá etapa sa ukončuje akceptačným protokolom so zoznamom výhrad a nápravných opatrení a podľa plánu sa fakturuje. Zmeny oproti plánu prechádzajú zmenovým riadením: požiadavka sa zaeviduje, rozdelí na nutnú a ostatnú, navrhne sa riešenie, cena a termín, a odsúhlasí sa písomne. Zákazkové úpravy testujeme najprv my a potom vy, a odovzdávajú sa protokolom.
Školenia a spustenie
Školí sa na skúšobnej licencii, ktorá je zálohou tej ostrej, takže ľudia pracujú s vlastnými dátami. Základné školenie na ovládanie systému absolvujú všetci budúci používatelia, odborné školenia sa robia k jednotlivým agendám. Každé školenie končí písomným overením znalostí — nie preto, aby niekto prepadol, ale aby sa zistilo, kde treba pridať.
Popri tom vznikajú metodické postupy pre financie, účtovníctvo, sklady či mzdy, ktoré sa premietnu do vašich vnútropodnikových smerníc. A ostrá prevádzka sa vždy spúšťa za fyzickej prítomnosti konzultantov. Dĺžka dohľadu závisí od rozsahu implementácie.
5. Starostlivosť: projekt sa spustením nekončí
Po nasadení prechádzame na servisnú zmluvu so zoznamom služieb, termínmi a zodpovednými osobami. K tomu patria pravidelné návštevy, na ktorých overujeme spokojnosť s prevádzkou a riešime, čo sa medzičasom zmenilo. Keď sa prevádzka ustáli, prichádzajú na rad rozšírenia funkčnosti, nové agendy a školenia pre nových či sezónnych zamestnancov.
Čo z projektu dostanete na papieri
Aby ste sa mali o čo oprieť, z každej fázy zostáva dokument. Zo štúdie realizovateľnosti máte popis toho, čo sa dá a za koľko. Z plánu implementácie harmonogram, etapy, akceptačné kritériá a rozpočet. Počas implementácie pribúdajú akceptačné protokoly k jednotlivým etapám so zoznamom výhrad a nápravných opatrení, protokoly o odovzdaní zákazkových úprav, protokol o skúšobnej prevádzke a výkazy vykonaných prác. Na záver dostanete metodické postupy k jednotlivým agendám, teda návod, ako sa vo vašej firme robí konkrétna práca v QI.
Dĺžku projektu určuje hlavne rozsah. Firma, ktorá nasadzuje ekonomiku, sklad a obchod, je v ostrej prevádzke rýchlejšie než výrobný podnik s plánovaním a kalkuláciami. Dva body ale platia vždy: skúšobné kolečko sa robí najneskôr mesiac pred spustením a ostrý štart sa plánuje na začiatok účtovného obdobia, aby sa dáta prenášali čo najjednoduchšie. Konkrétny harmonogram dostanete hneď po analýze a držíme sa ho — odchýlky prechádzajú zmenovým riadením, nie tichou dohodou.
Čo to znamená pre vás
Dve veci, na ktorých projekt stojí a ktoré nedokážeme urobiť za vás. Prvá je čas kľúčových ľudí: bez nich sa systém nastaví podľa predstáv, nie podľa reality vo firme. Druhá je rozhodovacia právomoc jednej zodpovednej osoby na vašej strane, ktorá vie povedať áno alebo nie.
Ak vás zaujíma, ako by tento postup vyzeral vo vašej firme a koľko času by zabral, ozvite sa. Prvá konzultácia je nezáväzná a bezplatná.