Zavedení ERP systému není instalace programu. Je to projekt v pěti fázích, ve kterém se nejprve dohodneme, co má systém řešit, a teprve potom se něco instaluje. Postup popsaný níže vychází z metodiky výrobce informačního systému QI a z naší praxe. Má jeden hlavní smysl: abyste v každé chvíli věděli, co se právě děje, co to bude stát a kdy to skončí. Proto se toho v prvních dvou fázích víc popíše, než naprogramuje.
1. Obchodní jednání: co vlastně potřebujete
Začínáme rozhovorem o vaší firmě, ne o softwaru. Zajímá nás, čím se zabýváte, kolik máte zaměstnanců a kolik lidí bude se systémem pracovat současně, zda máte pobočky a jak mezi nimi putují data. K tomu rozsah procesů, které má systém pokrýt — prodej a nákup, finance, účetnictví, sklady, majetek, výroba — a technické okolnosti, tedy jaký operační systém a databázový server používáte a dokdy potřebujete být v provozu.
Následuje prezentace přímo u vás na předváděcí verzi QI. Děláme ji raději pro menší skupinu lidí, kteří o systému rozhodují, protože v malé skupině se dá reagovat na konkrétní dotazy místo obecného předvádění. Ukážeme technologii, uživatelské prostředí a hlavně ty agendy, které zajímají právě vás.
Důležitá věc, která se často podceňuje: hned na začátku si společně určíme klíčové osoby. Kdo podepisuje, kdo rozhoduje o penězích, kdo o technologii, kdo o funkčnosti, kdo má rozhodující a kdo poradní hlas. Projekty nepadají na softwaru, ale na tom, že se nemá kdo rozhodnout. Výstupem fáze je konkretizovaná nabídka a zhodnocení rizik.
2. Studie proveditelnosti: ověříme, jestli to dává smysl
Druhá fáze odpovídá na otázku, zda je vaše představa proveditelná, za jaké peníze a v jakém čase. Studie popisuje cíl a rozsah nasazení, základní informace o organizaci, zadání a definici požadavků, analýzu současného stavu a ideový návrh toho, jak bude firma po nasazení fungovat. K tomu přidává návrh složení implementačního týmu, předpokládané finanční náklady, časovou náročnost a seznam rizik i přínosů.
Součástí je zkušební instalace a konzultace s výrobcem systému. Tam, kde vaše požadavky jdou nad rámec standardní funkčnosti, si od výrobce vyžádáme garanci proveditelnosti, aby se později neukázalo, že slíbená úprava nejde udělat. Na konci fáze stojí rozhodnutí, zda se pokračuje. I „ne" je legitimní výsledek a je mnohem levnější tady než o půl roku později.
3. Plán implementace: dokument o tom, co se stane
Plán implementace je nejdůležitější dokument celého projektu. Rozšiřuje analýzu o věci, které studie řešila jen rámcově: kde se vaše procesy odchylují od toho, co QI podporuje standardně, které odchylky se vyřeší nastavením a které si vyžádají úpravu.
Popis řešení v plánu obsahuje zajištění požadovaných standardů, dokladové řady, převody dat z původních systémů, přístupová práva, přenosy dat mezi pobočkami a seznam zakázkových úprav. K tomu se doplní to, co drží projekt pohromadě:
- Akceptační kritéria — podle čeho se pozná, že etapa je hotová.
- Etapy a časový harmonogram zpracovaný jako Ganttův diagram.
- Rozsah a obsazení školení — kdo, na co a kdy.
- Finanční rozpočet a upřesněný rozsah licencí.
- Rizika, opatření a dopady implementace na chod firmy.
4. Implementace: od instalace po ostrý provoz
Teprve teď se něco instaluje. Fáze se řídí plánem a platí v ní jedno pravidlo, které stojí za zapamatování: změny, připomínky a vyjádření se předávají písemně. Když jde o peníze, ústní dohody neobhájíte.
Na začátku se představí vedoucí implementace a implementační tým a řekne se, kdo má jaké pravomoci. Úkoly se zadávají písemně s termínem začátku i konce, a to na obou stranách — našim konzultantům i vašim lidem přes odpovědnou osobu. Vedoucí implementace průběžně vyhodnocuje plnění, svolává schůzky týmu nejméně jednou měsíčně a informuje vaše klíčové osoby o stavu i o odchylkách od plánu.
Technická část zahrnuje instalaci a konfiguraci serverů, stanic a sítě, instalaci databázového serveru a QI, zátěžové testy s porovnáním vůči referenčním hodnotám, nastavení systému a jednotlivých modulů, dokladových řad a uživatelů, převod dat a naplnění číselníků a nastavení přístupových práv po skupinách.
Převod dat se vždy nejprve zkouší na zkušební licenci. Teprve když importovaná data sedí, přenesou se do ostré licence.
Zkušební provoz
Na zkušební licenci projdeme kompletně všechny procesy a doklady, které budete reálně používat. Narazí-li se na odchylku, zapíše se a pokračuje se dál, aby se prošlo všechno. Součástí je takzvané zkušební kolečko přes všechny hlavní procesy, které se podle metodiky dělá nejpozději měsíc před ostrým spuštěním. Z průběhu vzniká protokol, který podepisuje manažer projektu i vaše odpovědná osoba.
Etapy, změny a úpravy
Každá etapa se ukončuje akceptačním protokolem se seznamem výhrad a nápravných opatření a podle plánu se fakturuje. Změny oproti plánu procházejí změnovým řízením: požadavek se zaeviduje, rozdělí na nutný a ostatní, navrhne se řešení, cena a termín, a odsouhlasí se písemně. Zakázkové úpravy testujeme nejprve my a potom vy, a předávají se protokolem.
Školení a spuštění
Školí se na zkušební licenci, která je zálohou té ostré, takže lidé pracují s vlastními daty. Základní školení na ovládání systému absolvují všichni budoucí uživatelé, odborná školení se dělají k jednotlivým agendám. Každé školení končí písemným ověřením znalostí — ne proto, aby někdo propadl, ale aby se zjistilo, kde je potřeba přidat.
Vedle toho vznikají metodické postupy pro finance, účetnictví, sklady či mzdy, které se promítnou do vašich vnitropodnikových směrnic. A ostrý provoz se vždy spouští za fyzické přítomnosti konzultantů. Délka dohledu závisí na rozsahu implementace.
5. Péče o zákazníka: projekt spuštěním nekončí
Po nasazení přecházíme na servisní smlouvu se seznamem služeb, termíny a odpovědnými osobami. K tomu patří pravidelné návštěvy, na kterých ověřujeme spokojenost s provozem a řešíme, co se mezitím změnilo. Když se provoz ustálí, přicházejí na řadu rozšíření funkčnosti, nové agendy a školení pro nové či sezónní zaměstnance.
Co z projektu dostanete na papíře
Abyste se měli o co opřít, z každé fáze zůstává dokument. Ze studie proveditelnosti máte popis toho, co lze a za kolik. Z plánu implementace harmonogram, etapy, akceptační kritéria a rozpočet. Během implementace přibývají akceptační protokoly k jednotlivým etapám se seznamem výhrad a nápravných opatření, protokoly o předání zakázkových úprav, protokol o zkušebním provozu a výkazy provedených prací. Na závěr dostanete metodické postupy k jednotlivým agendám, tedy návod, jak se ve vaší firmě dělá konkrétní práce v QI.
Délku projektu určuje hlavně rozsah. Firma, která nasazuje ekonomiku, sklad a obchod, je v ostrém provozu rychleji než výrobní podnik s plánováním a kalkulacemi. Dva body ale platí vždy: zkušební kolečko se dělá nejpozději měsíc před spuštěním a ostrý start se plánuje na začátek účetního období, aby se data přenášela co nejjednodušeji. Konkrétní harmonogram dostanete hned po analýze a držíme se ho — odchylky procházejí změnovým řízením, ne tichou dohodou.
Co to znamená pro vás
Dvě věci, na kterých projekt stojí a které za vás nedokážeme udělat. První je čas klíčových lidí: bez nich se systém nastaví podle představ, ne podle reality ve firmě. Druhá je rozhodovací pravomoc jedné odpovědné osoby na vaší straně, která umí říct ano nebo ne.
Pokud vás zajímá, jak by tento postup vypadal ve vaší firmě a kolik času by zabral, ozvěte se. První konzultace je nezávazná a bezplatná.