Digitalizácia firmy v praxi: 12 spôsobov, ako s ERP Qi a JRM Slovakia získať poriadok a ušetriť tisíce eur

1. Bezpapierová kancelária a financie

Prvým krokom je oslobodenie sa od fyzických šanónov.

• Elektronizácia účtovníctva: Predstavte si ekonomický úsek bez stohov papiera. Záväzky, pohľadávky, výpisy a doklady sú bezpečne uložené priamo v IS Qi.
• Digitálne schvaľovanie dokladov: Faktúry, dovolenky či objednávky už nečakajú na stole. Systém ich automaticky posiela na schválenie kompetentným kolegom formou úloh. Fyzické podpisy nahrádza digitálna stopa.
• Podpisovanie zmlúv online: Integrácia so službou Signi umožňuje podpísať dokumenty právne záväzne, rýchlo a odkiaľkoľvek.
• Inteligentné ukladanie dokumentov: Či už preferujete cloud (Microsoft, IBM) alebo lokálne úložiská, Qi zabezpečí, že sa k dátam dostanete okamžite.

2. Riadenie na základe dát, nie pocitov

Moderný manažér sa nerozhoduje podľa intuície, ale podľa reality v reálnom čase.

• Rozhodovanie z dát: Správne nafiltrované formuláre v Qi vám dajú okamžitú odpoveď na dôležité otázky. Pre komplexné analýzy využívame Power BI s podporou umelej inteligencie.
• Plán práce na dnes: Zápisy z porád v Exceli sú minulosťou. Každý pracovník (nielen vo výrobe) vidí v Qi zoznam svojich úloh zoradený podľa priority, čo uľahčuje kontrolu vedúcim.
• Smernice a návody: Už žiadne tlačenie príručiek. Smernice sú priradené k pracovným miestam v Qi, kde zamestnanec digitálne potvrdí ich prevzatie.

3. Operativa v teréne a v sklade (Mobilita)

Digitalizácia znamená, že informácie sú tam, kde je práca – nie len v kancelárii.

• Sklad v mobile: Skladník cez mobilné zariadenie presne vie, čo, kde a kedy naskladniť alebo vydať. Vedúci vidí produktivitu a stav zásob online.
• Servis a logistika (Qi Mobile): Servisní technici a doručovatelia spracujú všetko vo svojom smartfóne. Žiadne papierové dodacie listy v aute – informácie sú v systéme Qi okamžite dostupné pre celú firmu.

4. Efektívna komunikácia

• Interné info bez papiera: Úlohy, informácie o školeniach či periodické kvalifikácie – všetko prúdi cez systém.
• Profesionálna externá komunikácia: Pozvánky na pohovory či zasielanie cenových ponúk priamo z Qi zvyšuje vašu profesionalitu a rýchlosť.
• Prepojenie s Outlookom: Vďaka Qi pluginu dostanete dôležité e-maily do systému na pár klikov, čím zachováte históriu komunikácie pri konkrétnom projekte alebo klientovi.

Bonus: Bezpečnosť ako základný pilier

Digitalizácia bez ochrany je hazard. Preto v JRM Slovakia kladieme dôraz na:

1. Zálohovanie: Odporúčame zálohovať minimálne raz denne, a to vo firme aj mimo nej (geograficky oddelená záloha).
2. Ochrana dát: Ochrana servera a úložísk je kľúčová téma, ktorú s našimi klientmi riešime vždy osobne a prioritne.

Ako prebieha proces digitalizácie? (Roadmapa)

Úspešná transformácia nie je o nákupe softvéru, ale o zmene myslenia. My postupujeme takto:

1. Mapovanie procesov: Identifikujeme časovo náročné a opakujúce sa úlohy.
2. Prioritizácia: Začíname tam, kde je návratnosť najrýchlejšia (napr. fakturácia).
3. Zavedenie nástrojov: Nastavenie cloudu, workflowov a základných procesov v Qi.
4. Automatizácia: Nasadenie pokročilých "vychytávok" a automatických úloh.
5. Školenie a kultúra: Pomáhame zamestnancom pochopiť prínosy a uľahčiť im prechod na nový systém.
6. Meranie výsledkov: Sledujeme čas, chybovosť a náklady, aby sme systém neustále vylepšovali.

Reálne výsledky: Čo vám to prinesie?

Z našej skúsenosti vieme, že digitalizácia funguje. Pri jednej z našich implementácií u zákazníka s 15 zamestnancami stačilo zaviesť len 4 body z nášho zoznamu.

Výsledok?

• Úspora 12 000 EUR ročne.
• Po 2 mesiacoch výrazné zvýšenie spokojnosti zamestnancov.
• Citát majiteľa: "Konečne máme vo firme poriadok."